Pengalaman Mengurus Penggantian Paspor Online di Kantor Imigrasi Yogyakarta (April 2016)

Hari ini, 4 April 2016 saya ke Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta untuk melakukan proses penggantian paspor saya yang akan habis masa berlakunya bulan Juni 2016. Sewaktu membuat paspor pertama kali, saya membuatnya melalui prosedur online dan mendapatkan pengalaman yang baik. Seluruh proses berjalan dengan lancar. Jadi, dengan pengalaman tersebut, saya juga memutuskan untuk melakukan proses penggantian paspor dengan cara online juga.

Berikut ini adalah pengalaman sementara saya mulai proses pendaftaran permohonan, pengumpulan berkas, sampai dengan foto dan pemindaian biometrik.

Persiapan

Menurut saya, hal-hal yang diperlukan sebelum melakukan proses awal ini yang cukup penting antara lain:

  • Pastikan berkas persyaratan sudah dimiliki. Untuk keperluan ini, perlu disiapkan berkas antara lain: KTP (asli, bukan fotokopi), Akta Kelahiran (asli, bukan fotokopi), Kartu Keluarga (asli, bukan fotokopi), dan paspor saat ini yang akan diganti (asli, bukan fotokopi). Seluruh berkas tersebut perlu untuk di fotokopi.
  • Waktu, karena saat selesai melakukan proses pembayaran, kita akan menentukan sendiri kapan akan datang ke Kantor Imigrasi.

Proses Pra Permohonan Online

Saya melakukan permohonan melalui situs Layanan Paspor Online Direktorat Jendral Imigrasi. Dalam halaman tersebut, saya masuk ke menu Pra Permohonan Personal.

situs Layanan Paspor Online Direktorat Jendral Imigrasi
Situs Layanan Paspor Online Direktorat Jendral Imigrasi

Selanjutnya, cukup mengikuti panduan pengisian, dan pastikan untuk kolom isian dengan tanda bintang (asterisk) terisi dengan benar. Ketika saya mengisi pada bagian identitas Kartu Tanda Penduduk, saya sempat agak ragu karena saya sudah menggunakan KTP-el (Kartu Tanda Penduduk Elektronik) yang berlaku seumur hidup, sedangkan kolom isian pada bagian tanggal tidak ada pilihan “Seumur hidup”. Untuk bagian ini, saya isi saja dengan durasi 5 (lima) tahun sejak tanggal KTP saya diterbitkan. Hasilnya, ketika dilakukan pemeriksaan tidak ada masalah semua berjalan dengan baik.

Beberapa petunjuk (yang menurut saya penting):

  • Pastikan memilih Kantor Imigrasi yang benar yang akan dikunjungi, karena informasi pra permohonan akan masuk kesana.
  • Pastikan penulisan data dengan benar.
  • Pastikan memasukkan alamat surat elektronik (surel) dengan benar, karena seluruh informasi permohonan akan terkirim ke alamatsurel tersebut.

Pembayaran

Setelah proses pengiriman formulir, lanjutkan dengan melakukan pembayaran. Informasi biaya tentang permohonan dan biaya secara detail akan terkirim ke alamat surel. Dalam kondisi saya, jumlah yang saya bayarkan untuk pembuatan/penggantian paspor perorangan 48 halaman adalah Rp. 355.000,00 dengan detil:

  • Biaya Paspor: Rp 300.000,00
  • Jasa TI Biometrik: Rp 55.000,00

Untuk pembayaran dapat dilakukan ke Bank BNI melalui ATM atau datang ke Teller. Saya sendiri memilih untuk melakukan pembayaran melalui ATM. Pastikan untuk mengetahui Nomor Permohonan saat melakukan pembayaran.

photo_2016-04-05_00-16-09

Setelah melakukan pembayaran, jangan lupa simpan bukti pembayarannya karena ini akan dijadikan sebagai salah satu lampiran pada saat pengumpulan berkas dalam proses selanjutnya. Sejak pengiriman permohonan, pembayaran, dan konfirmasi kehadiran hanya diberikan waktu 5 (lima) hari. Jika dalam periode waktu tersebut tidak dilakukan pembayaran, maka pra permohonan akan dianggap kadaluarsa dan perlu untuk melakukan proses ini kembali dari awal. Baca isi surel dan lampiran dengan teliti, karena seluruh informasi ada disana.

Tautan untuk melakukan konfirmasi tersedia dalam surel. Klik tautan pada surel tersebut, dan pilih dari tanggal yang tersedia. Saat itu, saya pilih jadwal paling awal yang tersedia.

Setelah melakukan konfirmasi, sebuah surel akan dikirimkan kembali oleh sistem. Pastikan untuk membaca informasinya. Ada lampiran Tanda Terima Permohonan yang nantinya perlu di-print. Dokumen Tanda Terima Permohonan ini perlu di-print menggunakan kertas HVS Folio (Legal).

Penyerahan Berkas, Foto, dan Data Biometrik

Saya datang ke Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta sekitar pukul 09:30 WIB. Lokasinya ada di Jalan Solo, sebelah barat area parkir Bandara Adisutjipto, di sebelah sisi selatan.

Untuk berkas, saya sudah menyiapkan berkas berikut ini:

  1. Hasil print Tanda Terima Permohonan (ukuran kertas folio).
  2. KTP asli dan fotokopi (di kertas A4, tidak dipotong)
  3. Kartu Keluarga asli dan fotokopi (di kertas A4, tidak dipotong)
  4. Akta Kelahiran asli dan fotokopi (di kertas A4, tidak dipotong)
  5. Paspor asli dan fotokopi (di kertas A4, tidak dipotong)
  6. Fotokopi bukti pembayaran di ATM (di kertas A4, tidak dipotong). Bukti pembayaran asli yang saya sertakan akhirnya dikembalikan oleh petugas.

Ketika datang, saya langsung menuju ke meja depan dan menyampaikan bahwa saya ingin melakukan penggantian paspor dan saya sudah lakukan secara online. Petugas sudah sangat paham. Saya langsung diberi nomor map berwarna kuning dan nomor antrian. Untuk map, kita tidak perlu membayar. Saya mendapatkan nomor antrian 42 di Loket 3.

Saya berjalan ke area menunggu. Ternyata loket yang dimaksud berada dalam sebuah ruangan, dan tidak ada informasi nomor antrian berapa yang sedang diproses. Akhirnya, saya tunggu sebentar. Ternyata, untuk antrian langsung dipanggil, dan untunglah tidak satu per satu, melainkan langsung lima nomor antrian. Saya tunggu saja, dan ternyata tidak sampai setengah jam, akhirnya saya dipanggil masuk.

Oleh petugas, seluruh kelengkapan diperiksa. Proses ini berjalan dengan sangat cepat. Kemudian saya diminta untuk menunggu kembali diluar untuk nanti melakukan foto. Untuk kedatangan, memang sudah disarankan untuk tidak mengenakan baju dengan warna putih. Karena, latar belakang foto memang akan berwarna putih.

Ternyata, untuk menunggu foto dan pemindaian biometrik memakan waktu yang lebih lama. Tentu saja ini terjadi, karena untuk prosesnya sedikit lebih banyak. Saya sempatkan untuk melihat sekeliling. Di Kantor Imigrasi ini ternyata disediakan juga untuk air minum gratis dan juga makanan ringan. Setelah beberapa saat, saya putuskan saja untuk duduk dan menunggu di area loket supaya tidak terlewatkan panggilan.

Saat nama saya dipanggil, saya langsung menghadap ke petugas. Pemohon sebelum saya, saya lihat untuk beberapa sidik jari dicatat semua dengan alat pemindai. Saya sendiri ternyata hanya perlu dicatat untuk sidik jari di ibu jari kanan, telunjuk kiri, dan kelingking kiri. Selanjutnya, dilakukan proses pengambilan foto.

Setelah proses tersebut, saya diberikan berkas yang nantinya akan saya gunakan untuk melakukan pengambilan paspor baru/pengganti. Menurut berkas tersebut, paspor baru saya akan siap pada tanggal 7 April 2016. Wah, cepat juga!

Jadi, mari kita tunggu.

Catatan: Cerita diatas adalah berdasarkan pengalaman pribadi penulis. Pengalaman berbeda mungkin terjadi berdasarkan kondisi yang lain. Semoga bermanfaat.

2 Comments